Як роботодавцю організувати процес підписання кадрових документів на підприємстві

З початку введення воєнного стану в Україні багатьом працівникам довелося покинути свої постійні місця проживання. Наразі їм доводиться працювати віддалено, тож вони не мають змоги щоразу приїжджати на підприємство, щоб наживо підписати необхідні кадрові документи.

У зв’язку з тим, що обмін та підписання документів певною мірою ускладнився, було прийнято ряд законодавчих змін у сфері електронного документообігу (надалі за текстом – ЕДО). До того ж було надано роз’яснення державного органу, як станом на сьогодні працівники можуть підписувати кадрові документи у віддалений спосіб. Про це докладніше буде висвітлено у цій статті.

Законодавчі зміни у сфері ЕДО

У жовтні 2022 року було внесено ряд змін до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»:

  • Документи тимчасового зберігання тепер можуть бути підписані не тільки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленим та іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. До прикладу, для підписання таких документів можна використати таку програму як DocuSign, Adobe Acrobat Sign та інші.
  • Було прибрано вимогу, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства має бути погоджено з архівною установою. Такі зміни є цілком зрозумілими, оскільки у нас в законодавстві досі не було передбаченого дієвого механізму такого погодження з архівами.
  • Установлено, що створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.


Приклади документів тимчасового зберігання:

  • заяви про надання відпусток, графіки відпусток;
  • документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу;
  • копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.


Тож якщо такі документи були створені в електронній формі, то відсутня потреба створювати їх ще й у паперовій формі.

  • Визначено, що паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена з урахуванням інструкції з діловодства підприємства. Ба більше, проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.


Отже, як можна побачити, тепер відсутня вимога про погодження з архівом можливості запровадження електронного документообігу на підприємстві. До того ж не обов’язково створювати у паперовій формі документи тимчасового зберігання. Вони можуть бути в електронній формі, підписані різними видами електронного підпису, а не лише КЕП.

Підписання документів віддалено

Наразі можемо керуватися ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», де передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін. Також в умовах війни варто взяти до уваги й роз’яснення Національного агентства України з питань державної служби (НАДС). Хоч це і роз’яснення органу, що регулює діяльність працівників-держслужбовців, однак у сьогоднішніх умовах його можна застосувати і до працівників приватних підприємств, тому що там пояснюється загальна процедура підписання кадрових документів під час дії воєнного стану.

Порядок погодження сторонами способу обміну кадровими документами

Якщо розглядати ситуацію, що підписати документ за допомогою КЕП немає можливості, то звісно найкращим варіантом буде написати працівнику заяву від руки про згоду на електронну комунікацію з роботодавцем, сфотографувати її та направити роботодавцю. Однак, якщо також немає такої можливості, то як варіант можна надіслати роботодавцю електронне повідомлення із наступним змістом (приклад):

«У зв’язку із введенням воєнного стану прошу обмінюватися зі мною усіма необхідними документами з питань трудових відносин через мою електронну пошту_____ (або месенджери «___»). Цією заявою підтверджую, що усі повідомлення та документи, що надіслані та будуть надіслані з моєї електронної пошти (чи месенджера «__») з цих питань, вважатимуться моїм справжнім волевиявленням».

Якщо працівник збирається використовувати месенджери, то варто максимально деталізувати усі ідентифікатори, щоб потім не виникло жодних сумнівів щодо авторства повідомлення, яке буде надіслано через такий месенджер. Окрім назви, варто вказати також логіни, ніки, номер телефону тощо.

Далі роботодавцю необхідно зробити знімок екрана з цим повідомленням (заявою) та зберігати у себе. Потім на підставі таких заяв видати наказ, що комунікація буде вестися з працівниками через електронну пошту (чи месенджер), про який вказано у заяві. У наказі необхідно вписати прізвища працівників і способи комунікації з ними. Як можливий варіант, можна вписати прізвища працівників і зазначити, що створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин буде відбуватися через корпоративні пошти співробітників або ж через інший спосіб, про який сторони домовилися. Далі цей наказ потрібно надіслати працівнику на ознайомлення. Зверніть увагу, що при надсиланні наказу для ознайомлення не потрібно надсилати додаток до наказу, тому що там міститься перелік персональних даних інших працівників, що не підлягає розголошенню.

Після проведення вищезгаданих дій підприємство зможе надалі обмінюватися з працівником кадровими документами через спосіб, визначений у заяві та наказі. У такому випадку можна не використовувати електронний підпис. Достатньо надіслати текстове повідомлення, з якого роботодавець робить знімок екрана та зберігає у себе.

Ознайомлення з наказами та іншими кадровими документами

Якщо у кадрової служби підприємства виникає потреба ознайомлювати працівника з наказами чи іншими документами, то це теж може відбуватися через електронну пошту (або інший засіб, погоджений сторонами).

Щоб ознайомити з наказом багатьох працівників одночасно, роботодавцю можна надіслати електронною поштою підписаний директором наказ, поставивши як адресата усіх працівників, яких цей наказ стосується. Потім кожен працівник у відповідь на такий лист пише, що «з Наказом № ___ ознайомлений».

Після цього роботодавцю необхідно скласти протокол фіксації доведення інформації або документів до відома працівників (надалі – «Протокол»), де вказується що працівники з Наказом № ___ ознайомлені. Протокол складається у довільній формі. У ньому бажано максимально детально зафіксувати наступні відомості:

  • дата, час та місце складання Протоколу;
  • дата, час, підстава та спосіб надсилання документів;
  • назва посад, прізвища та ім’я працівників, яким були надіслані документи;
  • контактна інформація працівників, за якою їм було надіслано документи;
  • зміст надісланих документів (у скороченому вигляді);
  • відомості про працівника, який склав Протокол, його підпис та дата.
  • До того ж до такого Протоколу варто внести у вигляді додатків знімки екрана, що слугують підтвердженням факту надсилання працівникам таких кадрових документів.

Звільнення працівника віддалено

Щодо звільнення працівника, то заява про звільнення теж може подаватися через електронні засоби зв’язку (за умови попередньої згоди сторін на це). Так само й ознайомлення з наказом. Однак, враховуючи, що звільнення працівника передбачає припинення трудових відносин, то все ж для уникнення можливих спорів у майбутньому радимо надсилати заяву про звільнення не звичайним текстовим повідомленням на пошті, а фотографією заяви, що написана працівником від руки. Після цього найкращим варіантом буде обмінятися оригіналами документів (у паперовій формі або підписані КЕПом), як тільки з’явиться така можливість.

Висновки

Підсумовуючи вищевказане, можна стверджувати, що українське законодавство відреагувало на сьогоднішні виклики, спричинені війною. Як наслідок було прийнято низку змін до порядку здійснення ЕДО, аби спростити цю процедуру в такі непрості часи. До того ж можемо спостерігати низку послаблень стосовно способів підписання кадрових документів. Це доволі полегшує обмін кадрових документів між сторонами.

Чи продовжать діяти такі зміни після завершення воєнного стану – наразі невідомо. Однак щиро віримо, що війна якнайшвидше закінчиться і нашим законотворцям вдасться адаптувати прийняті зміни вже до повоєнного законодавства України.

Автор: Катерина Катрага, молодший юрист практики Супроводу бізнесу Juscutum

16.6.2024
Технології та інвестиції
Ліцензування діяльності з віртуальними активами у світі
Читати
13.6.2024
Інтелектуальна власність
Як зареєструвати торговельну марку в Україні?
Читати
5.6.2024
Податкове право
Податкові перевірки в 2024 році
Читати
31.5.2024
Військове право
Супровід перевірок військового обліку на підприємстві
Читати
24.5.2024
Технології та інвестиції
«Історичний» законопроєкт FIT21: як регулюватимуть криптовалюти в США?
Читати
12.4.2024
Юридичний бізнес
Juscutum – переможець премії Ukrainian Fintech Awards 2024
Читати
8.4.2024
Технології та інвестиції
Як стартапу відкрити двері до інвестицій? Ключові тези заходу від Juscutum і Toloka.vc
Читати
5.4.2024
Кримінальне право та безпека бізнесу
Реклама азартних ігор в Україні: обмеження, реалії та виклики законодавства
Читати
8.2.2024
Податкове право
Власникам КІК приготуватися: термін подання звітності наближається.
Читати
26.1.2024
Юридичний бізнес
Лідери Juscutum увійшли до ТОП-100 юристів України 2023
Читати
25.1.2024
Юридичний бізнес
Артем Афян увійшов до переліку найкращих юристів світу за версією рейтингу Who’s Who Legal: Data 2024
Читати
16.1.2024
Юридичний бізнес
Juscutum приєднався до Глобального договору ООН в Україні
Читати
21.12.2023
Технології та інвестиції
Приватна пропозиція токенів: юридичний погляд
Читати
14.12.2023
Технології та інвестиції
Штучний Інтелект та авторське право: що врахувати юристу?
Читати
14.12.2023
Супровід бізнесу
Ризики для бізнесу за недотримання санкційного законодавства в Україні
Читати
13.12.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Як захиститися від викрадення криптовалют: поради від Juscutum
Читати
6.12.2023
Вирішення спорів
Агробізнес
Пом'якшення валютних обмежень: 5 змін від НБУ
Читати
5.12.2023
Вирішення спорів
Агробізнес
Блокада кордону: горять терміни валютних розрахунків бізнесу
Читати
12.1.2024
Технології та інвестиції
Благодійність і крипта в реаліях українського права
Читати
4.12.2023
Технології та інвестиції
Сфера IT та Інтелектуальна Власність: правові аспекти договорів з іноземними замовниками
Читати
1.12.2023
Технології та інвестиції
Відкритий банкінг (Open Banking): революційна трансформація міжнародного та українського банківського сектору
Читати
1.12.2023
Супровід бізнесу
Вестінг: інноваційний інструмент інвестування для працівників та власників бізнесу
Читати
28.11.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Криптовалюта та приватність: як віднайти баланс між анонімністю та регулюванням?
Читати
27.11.2023
Супровід бізнесу
Як нові правила та вимоги до ІТ-платформ у ЄС вплинуть на Україну
Читати
27.11.2023
Технології та інвестиції
Гарантія походження як ключовий інструмент розвитку «зеленої» енергетики та залучення інвестицій в Україну
Читати
27.11.2023
Технології та інвестиції
Основні тренди зеленої енергетики 2023 року: фокус ЄС та виклики для України
Читати
20.11.2023
Технології та інвестиції
Кваліфікований електронний підпис в ЄС: нові можливості для українського бізнесу
Читати
15.11.2023
Вирішення спорів
Коригування митної вартості. Як бізнесу відстояти свої інтереси
Читати
8.11.2023
Інновації
Технології та інвестиції
Юридичний бізнес
Juscutum відкриває першу в Україні практику АІ
Читати
2.11.2023
Супровід бізнесу
Гуманітарна допомога: правила ввезення зміняться з 1 грудня 2023 року
Читати
27.10.2023
Бухгалтерський супровід
Контрольовані іноземні компанії: чому важливо подати повідомлення у ДПС
Читати
23.10.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Публічні закупівлі в Україні під час війни: корупція, ризики та шляхи подолання
Читати
18.10.2023
Технології та інвестиції
Juscutum консультує Європейську комісію з цінних паперів (ESMA) щодо нового регулювання діяльності криптоактивів (MiCA) в ЄС
Читати
12.10.2023
Супровід бізнесу
Податкове право
ПОДАТКОВЕ РЕЗИДЕНТСТВО. УКРАЇНСЬКІ РЕАЛІЇ, АБО ЯК ЗАКОННО ОФОРМИТИ СВОЄ ПРОЖИВАННЯ ЗА КОРДОНОМ
Читати
11.10.2023
Супровід бізнесу
Інтелектуальна власність
Що варто знати кожному митцю про авторське право?
Читати
11.10.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Вебкам-моделінг: правове регулювання в Україні
Читати
9.10.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Роль фінансового аналізу в роботі правоохоронців та дії захисту
Читати
9.10.2023
Технології та інвестиції
Series LLC: що це і чому це використовується для криптобізнесу
Читати
9.10.2023
Технології та інвестиції
Privacy by default
Читати
9.10.2023
Технології та інвестиції
Податкове право
ОПОДАТКУВАННЯ УКРАЇНЦІВ ЗА КОРДОНОМ І В УКРАЇНІ
Читати
26.4.2023
Податкове право
Податок PIT в Польщі: як декларувати та сплачувати податки українським біженцям
Читати
18.9.2023
Податкове право
Супровід бізнесу
Дія City
Чому ІТ-компанії обирають «Дія.City»: переваги для бізнесу та айтівців
Читати
15.9.2023
Технології та інвестиції
Інновації
Military-tech в Україні: як розвивається напрям та які юридичні нюанси для стартапів
Читати
5.9.2023
Супровід бізнесу
Що зміниться для інтернет-магазинів на ринку після прийняття нового закону
Читати
1.9.2023
Юридичний бізнес
Реанімація продуктивності: коли варто боротися за відновлення ентузіазму у співробітників
Читати
29.8.2023
Супровід бізнесу
Стандарти GRI та український бізнес
Читати
28.8.2023
Супровід бізнесу
Масові скорочення IT-працівників: що потрібно врахувати роботодавцю, аби не порушити українське законодавство
Читати
28.8.2023
Супровід бізнесу
Чому бізнесу важливо захищати персональні дані клієнтів
Читати
22.8.2023
Інтелектуальна власність
Супровід бізнесу
Дія City
Угода про неконкуренцію Або чи має NON-COMPETE AGREEMENT (NCA) право на життя в Україні?
Читати
10.8.2023
Технології та інвестиції
Легалізація канабісу в Україні: погляд з міжнародної точки зору
Читати
8.8.2023
Технології та інвестиції
Валютні обмеження НБУ: чи змінилося щось для українського бізнесу?
Читати
7.8.2023
Технології та інвестиції
Податкове право
Бізнес у Польщі: які інвестиційні зони доступні українським компаніям
Читати
2.8.2023
Податкове право
CRS по-європейськи або Що українці мають знати про DAC
Читати
10.7.2023
Супровід бізнесу
Автомобіль для ЗСУ: на що звернути увагу при ввезенні та оформленні
Читати
30.9.2021
Юридичний бізнес
Той, хто вижив у юрcвіті: 4 стадії побудови бізнесу, які витримає не кожен юрист
Читати
3.11.2021
Юридичний бізнес
Шукають «єдинорогів на роликах», які вміють робити все
Читати
9.9.2021
Юридичний бізнес
РОБОТА НА РЕЗУЛЬТАТ
Читати
29.12.2021
Дія City
Супровід бізнесу
Якими будуть податки «Дія City» для компаній та стартапів: детальний аналіз у цифрах
Читати
16.12.2021
Дія City
Супровід бізнесу
ДІЯ.СІТІ. ЗМІНИ ДО ПОДАТКОВОГО КОДЕКСУ
Читати
5.10.2021
Дія City
Супровід бізнесу
«Дія City» в дії
Читати
4.7.2023
Технології та інвестиції
Кібератака: як бізнесу не постраждати двічі
Читати
Технології та інвестиції
Залучення інвестицій для стартапів
Читати
26.6.2023
Агробізнес
Боротьба за переважне право
Читати
23.6.2023
Сімейне право
Технології та інвестиції
Сімейні мелодрами: як розділити біткойни під час розлучення
Читати
Супровід бізнесу
Ліквідувати КРАІЛ: чи збільшить це надходження до бюджету
Читати
19.6.2023
Супровід бізнесу
Айтівці аутсорсери можуть розслабитися?
Читати
16.6.2023
Технології та інвестиції
Легалізація криптовалют в Україні: чого чекати власникам крипто активів вже з осені?
Читати
30.5.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Закон та практика. Юридичний огляд мобілізації
Читати
17.5.2023
Технології та інвестиції
Як працює Комісія з цінних паперів і бірж США та чи варто її боятися криптоплатформам
Читати
15.5.2023
Агробізнес
Аграріїв нарешті звільнили від податків на окуповані, заміновані чи забруднені землі
Читати
15.5.2023
Вирішення спорів
Як буде відбуватися продаж конфіскованого майна рф
Читати
5.5.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Труханов під вартою. Яка судова перспектива у резонансній справі мера Одеси
Читати
5.5.2023
Технології та інвестиції
Регулювання електронної комерції у Великобританії
Читати
27.4.2023
Юридичний бізнес
Що там у адвокатів: як Juscutum працює під час війни
Читати
27.4.2023
Інновації
Роботи-юристи — вже реальність, але юридичний світ чинить останній опір
Читати
25.4.2023
Технології та інвестиції
Інновації
Метавсесвіт: проблеми правового регулювання процесів
Читати
21.4.2023
Супровід бізнесу
Технології та інвестиції
Цифрова марка: правила застосування віртуального активу потребують удосконалення
Читати
19.4.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Маєте справу з бюджетними грошима? Терміново готуйтеся до перевірок
Читати
14.4.2023
Технології та інвестиції
На прикладі Binance. Чи безпечно використовувати криптобіржі в Україні?
Читати
4.4.2023
Вирішення спорів
Чому треба перевіряти лоти перед участю в аукціоні?
Читати
4.4.2023
Технології та інвестиції
Швейцарія стала світовим центром блокчейн проектів
Читати
31.3.2023
Банкрутство
Солідарна відповідальність керівника
Читати
27.3.2023
Супровід бізнесу
Електронний документообіг в умовах війни
Читати
21.3.2023
Супровід бізнесу
Технології та інвестиції
Чи можлива виплата заробітної плати або винагороди у криптовалюті?
Читати
20.3.2023
Технології та інвестиції
Супровід бізнесу
Мінцифра і Juscutum підписали меморандум про співпрацю
Читати
17.3.2023
Супровід бізнесу
Що буде з Parimatch? Розбираємо наслідки санкцій
Читати
16.3.2023
Технології та інвестиції
Криптоіндустрії США загрожує крах?
Читати
15.3.2023
Супровід бізнесу
ВІДКЛИКАННЯ БАНКІВСЬКОЇ ЛІЦЕНЗІЇ ТА ЛІКВІДАЦІЯ ПАТ «АЙБОКС БАНК»
Читати
10.3.2023
Технології та інвестиції
Чому Біткоїн працює як треба, а український закон – ні? Розбір.
Читати
7.3.2023
Юридичний бізнес
"Юридичний Рамштайн": конференція United for Justice відбулася у Львові
Читати
23.2.2023
Технології та інвестиції
Маніпуляції ринком або як протоколи DeFi втратили майже 386 млн$
Читати
13.2.2023
Інновації
Штучний інтелект в юриспруденції: очікується стрімке зростання
Читати
9.2.2023
Супровід бізнесу
Попереджені – озброєні: правила військового обліку на підприємстві зазнали змін
Читати
7.2.2023
Технології та інвестиції
Плануєте випустити токени? Як не підпасти під законодавство про цінні папери
Читати
20.1.2023
Вирішення спорів
Створення трибуналу щодо вторгнення рф в Україну
Читати
17.1.2023
Технології та інвестиції
EU Digital Markets Act та Digital Services Act — Нові можливості та вимоги
Читати
10.1.2023
Бухгалтерський супровід
Податкове право
Постачання програмного забезпечення з ПДВ в 2023 році
Читати
10.1.2023
Кримінальне право та безпека бізнесу
Бухгалтерський супровід
Чому ваші криптоактиви можуть заблокувати та як можна запобігти цьому
Читати
10.1.2023
Сімейне право
Партнерський договір для ЛГБТ-пар – альтернатива шлюбу. Як він працює
Читати
27.12.2022
Технології та інвестиції
Яким був 2022 рік для IT-галузі та які очікування від ІТ у 2023 році?
Читати